展会流程-


一、展会细节-


1、  展会一般为五天，搭建2天，展览3天。-


2、  展会分室内展会及室外展会两种。由于区域不同， 各地区展览馆价格不同。通常情况下，室外场地比室内场地便宜。-


3、  展会展位有标准展位和特装展位两种：-


      标准展位：3x3=9平方米，2x3=6平方米，1x3=3平方米-


      特装展位：36平方米，54平方米，72，108，135平方米，可根据实际情况自己设计展位尺寸。-


4、  标准展位在室内通常为国际标准摊位搭建，室外通常用夯架搭建（室外预防刮风下雨，国际标摊不可预防风和雨。-


5、  在价格计算方面，标准展位按个数计算，特装展位按平方计算（也可以按个数计算）。单价按市场及行业性计算。-


6、  在通常情况下，展会开展时间必定要跨个周末，周末人流量较之平常要多。-


二、前期准备-


1、  考察市场-


一场展会的顺利召开，首先要对市场进行考察，所展产品在本地区有市场，销量好，才有办展的必要，反之，市场销量不好，客户不来参展，那就没有必要在当地开展。-


2、  针对此市场对客户进行调查-


办展服务对象就是各太阳能生产厂家，收听他们对当地太阳能市场的意见是很有必要的，因为他们的意见决定了他们能否来此参展，当然也代表了整个行业的意见。-


3、  考察当地展馆-


展会的开展，展览馆及场地是必须的，所以一定要对当地展馆进行调查。有的城市有几个展馆，就更需要进行调查，无论从价格、区域、人流量、繁华程度都要进行调查。一个好的场地也能左右厂家能否来参展。-


4、  定展馆及展会时间-


有的展馆档期排得相当满，也不一定能给我们初定的时间，只有通过双方协商定出最后的时间。只有时间和场地确认了，下续工作才能进行。-


三、宣传与招商-


1、  展馆与时间确定，设计宣传资料-


宣传资料包括：展会名称、标志、手提袋、会刊、参观券、邀请函、名片、开幕式背景布、晚宴背景布、工作证、海报、展位图、同行合作媒体宣传广告、晚宴              券、午餐券-


展会名称：展会名称的取法要有技巧性，它由：年份、届数、展会区域、展会行业、展会类型几部分组成。如：2008年第二届中部城市太阳能展览会。-


标志：标志是一个展会对外宣传的焦点，所以标志也很重要，只有标志设计好，其它宣传才能完成。-


手提袋：手提袋大小一般自己定，在通常情况下，展会广告和赞助厂家广告分别印与两面。-


会刊：会刊是在展会开始时候发给厂家及经销商的，会刊广告一般由厂家广告和合作媒体广告组成。广告形式分为：整版、半版。-


参观券：参观券是展会宣传时期，发给当地百姓的一种宣传载体。一般发行比较多。-


邀请函：邀请函是作为展会前期宣传的一种广告形式，一般刊登展会内容和合作单位的广告。邀请函发放的群体为厂家及经销商等一切与展会展出物品有关的企        事业单位。-


名片：名片是作为本次展会宣传之用。-


开幕式背景布：前期先设计好，然后根据舞台北京大小进行调节-


晚宴背景布：如有晚宴，可设计晚宴北京布，然后根据宴请酒店的萧萧进行调节：-


工作证：工作证分成“工作证、参展证、施工证”三个组成，各有各的作用。其中：工作证为工作人员使用。参展证为参展厂家使用。施工证为施工人员使用。-


海报：海报设计大小可自行决定，主要是用于展会宣传。可与各地区自己比较熟悉的经销商合作，海报贴于厂家店面门口进行宣传。-


展位图：展位图是供各厂家签定展位时所有，展位图的合理规划能节约一定的成本，通常情况下，展位面积约为整个场地面积的50%左右。-


同行合作媒体宣传广告：本广告是与同行合作媒体合作的广告宣传模式，一般情况下，同行媒体替我们做三期杂志宣传，我们在会刊上刊登对方广告以及送一个标准展位。-


晚宴券：晚宴券是做晚宴时使用，晚宴开始时，评此券入场，通常情况下，晚宴券分发是有原则性的，组委会可根据订的桌数来确定晚宴券的发放。-


午餐券：午餐券使用规则和晚宴券基本一致。-


2、  招商同期举行-


招商由市场部开展，招商所需资料有“价格表、展位布置图、前言、”-


价格表：价格表是根据行业性所定，有的行业高，有的行业也低。-


前言：前言是组委会招商时所写的行业性前景文字，里面也包含招商范围及联系方式等。-


3、  对其它宣传方式的确定-


其它宣传方式包括：飘空、拱门、条幅、企业广告伞、企业广告帐篷、刀旗、司旗、气柱、气模、户外广告等。-


宣传方式的确定，要根据展览馆情况决定，价格发布费要和展览馆谈好。-


4、  找好搭建公司-


在招商期间，有必要在会展当地找好搭建公司，主要负责特装企业以及自己所需的搭建工作。-


5、  宣传-


在通常情况下，一个展会的宣传有以下几种：-


（1）、在当地找好合作伙伴，替发邀请函，我们邀请函上可上合作伙伴的资料，其好处是宣传面广。-


（2）、在同行业展会上做一点一宣传，也可在展会上发资料，好处是可以在现场签单，因为面对的是厂家。-


（3）、在展会当地找几个比较好的经销商，在店面贴上我们展会的宣传广告。-


（4）、在同行业宣传媒体和网站上做宣传。-


（5）、条件允许的情况下，我直接派人到展会地所在省包括周边省份做宣传。-


（6）、开展前在当地主流报纸媒体上做宣传。-


（7）、订阅短信系统，在宣传期间对收集各地的经销商进行发短信轰炸式宣传。-


（8）、展会前期，在展会地各小区发放门票进行宣传。-


6、在前期招商签合同时候要把发货地址及联系人方式也发过去，以备货物发放及接收工作。-


四、当地出差-


1、到达展会地出差之前，要在当地找好员工住宿地，毕竟人员多，时间长，找酒店住宿-与节约成本相违背。-


2、做好员工在当地办公、生活、花销帐务情况。-


3、做好当地工商、派出所、消防等部门的备案，拿到当地政府部门发放的展会许可证。-


4、做好当地主流媒体、报纸的宣传。-


5、在当地做好招商工作，对剩余展位进行最后招商。-在一般情况下，前期在公司招商有70%的招商率，剩余30%在当地进行招商。-


五、帐务-


1、  帐务的组成-


在一个展会开始招商之前，一定要根据展位图做好展会的收入和支持预算工作，切不可盲目开展。-


在通常情况下，一个展会的支出包含以下几点：-


前期宣传资料的印刷-


展览场地费用（包括其中众多杂费）-


开幕式晚宴等支持（包括酒水、烟）-


娱乐节目的支持（主要是开幕式和晚宴的节目）-


制作礼品支出-


印刷（大会会刊、手提袋、门票、邀请函、工作证等其它）支出-


租赁宣传车辆支出-


到各地宣传出差费用支出-


在当地媒体、报纸做宣传支出-


各种招待会议（新闻发布会、记者招待会等）支出-


工商、派出所办事支出-


定制宣传广告（飘空、刀旗等物品）支出-


当地出差费用（生活费、车费等项目）支出-


搭建公司给组委会所做各项目支出-


员工工资支出-


客户发票税点支出-


在通常情况下，一个展会的支出包含以下几点：-


展会展位的招商-


特装搭建的返点-


室内外广告的发布费-


其它广告形式的发布费-


2、帐务的预算-


展会开始招商、宣传之前一定要做好帐务的预算，并严格按照开始之前的预算去做相对应的财务运营。-


六、展会之前准备-


1、  开幕式舞台及开幕式内容的确定-


2、  依据最终展位图对展馆场地进行测量，标出各展位的位置-


3、  各业务人员做好为各客户服务的准备-


4、  联系好各宣传广告制作企业及展位所需物品，如矿泉水，印刷品，工作证，的制作及购买。-


5、  各厂家及合作媒体会刊广告的收集、排版、印刷以及手提袋的设计印刷。-


6、  盒饭的确定。-


7、  做好客户货物物流的接收工作。-


8、  选择好晚宴酒店及具体事宜。-


9、  如果自己工作人员不够，可在当地大学找好临时工作人员。-


七、展会搭建-


展会搭建一般是两天时间，期间特装企业搭建比较麻烦，所需服务都要做到跟踪进行，现场发生突发事件要及时解决，客户进场时也要做好引导客户能尽快找到自己展位的工作。-


八、展会期间-


展会开始第一天，是一场展会的重中之重，一定要做好以下工作：-


1、  全力做好开幕式，遇到重大事情发生要及时解决。-


2、  展会期间做好各客户的服务工作。-


3、  做好会刊及手提袋的发放工作。-


4、  做好水的发放工作。-


5、  做好午餐券的发放工作。-


6、  做好余款的收款工作。-


7、  做好晚宴酒水的购买，并做好在客户到来之前的一切准备工作。-


8、  做好晚宴客户接待工作。-


9、  做好晚宴时候突发事件发生解决工作。-


展会后两天就比较轻松，但仍要做好服务工作。-


九、展会撤展-


撤展的时候场面比较混乱，一定要做好出货渠道的监察，只要出的每批货都必须经组委会负责人签字，出货渠道监察人员见签字单和货物一致，方可放行。-


十、展会完成-


展会完成后回公司可打电话对参展企业进行会后调查，虚心听取不足，有待以后改正。